protection des renseignements personnels

Cofomo inc. (« Cofomo », « nous » ou « notre ») s’engage à protéger les renseignements personnels (« RP ») qu’elle collecte et traite dans le cadre de ses activités et du maintien de ses relations commerciales.

2. OBJECTIF DE L’AVIS

Le présent Avis relatif à la protection des renseignements personnels (l’« Avis ») décrit les pratiques de protection des renseignements personnels (« PRP ») appliquées par Cofomo, conformément aux lois applicables, qui visent à protéger les RP que nous collectons lorsque vous visitez notre site Web (le « site Web » ou le « service ») à l’adresse https://staging.cofomoconseil.com. En accédant au site Web, vous consentez à la collecte, à l’utilisation, à la communication et au traitement des RP par Cofomo, conformément au présent Avis.

L’Avis décrit aussi les droits des personnes concernées relativement à leurs RP, dont le droit d’accéder aux RP, de les rectifier ou de les modifier, et le droit de retirer leur consentement à la collecte et à l’utilisation des RP.

3. DÉFINITIONS

« Personne concernée » ou « vous » désigne toute personne identifiée ou identifiable au sujet de laquelle Cofomo collecte des renseignements personnels par le biais du site Web ou à l’occasion de vos interactions avec le service.

« Renseignements personnels » désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

Veuillez consulter l’Avis concernant les témoins (cookies) pour les termes définis relatifs aux renseignements techniques et aux renseignements d’utilisation en lien avec les témoins susceptibles d’être collectés.

4. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS PAR COFOMO

Cofomo est responsable du traitement des RP qu’elle recueille et s’assure de collecter uniquement les RP qui sont nécessaires aux fins et aux activités, y compris des renseignements d’identité, tels que vos noms, adresses, adresses de courriel et numéros de téléphone, et des informations relatives à l’utilisation de son site Web.

5. FINALITÉS DE LA COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Cofomo utilise et communique vos RP uniquement aux fins auxquelles vous avez consenti ou celles qui sont permises par la Loi. Les fins auxquelles vos RP seront utilisés vous seront précisées expressément au moment de la collecte.

De manière générale et sans s’y limiter, Cofomo collecte des renseignements personnels aux fins suivantes :

fournir un accès au site Web;
informer sur son entreprise, ses produits et services;

évaluer une candidature pour un poste affiché sur sa page carrière et pour lequel vous avez transmis vos RP;
répondre aux communications acheminées par le biais de la page « Contact »;
communiquer du matériel promotionnel ou informatif demandé par la personne concernée (par le biais de nos infolettres) et dont la personne concernée peut se désabonner en cliquant sur le lien de désabonnement ou en suivant les directives de désabonnement figurant dans chaque courriel de nos infolettres.

Si Cofomo devait utiliser, communiquer ou autrement traiter des renseignements personnels d’une personne concernée à d’autres fins que celles mentionnées dans le présent Avis, Cofomo obtiendra le consentement de la personne concernée avant d’utiliser, de communiquer ou autrement traiter ces renseignements, sauf dans les circonstances dont il est question à l’article 9 de l’Avis.

Cofomo n’utilisera pas les renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été collectés, sauf si la personne concernée y a consenti, à moins que :

a) des motifs de nature juridique ou médicale, ou des motifs de sécurité, ne permettent pas d’obtenir le consentement; ou

b) Cofomo soit autorisée à le faire ou soit tenue de le faire en vertu des lois applicables.

6. SOUS QUELLES CONDITIONS POUVONS-NOUS COLLECTER, UTILISER ET COMMUNIQUER VOS RP?

Cofomo collecte, utilise et communique vos renseignements personnels à la condition d’avoir obtenu votre consentement conformément aux exigences applicables.

Si Cofomo devait utiliser ou communiquer vos renseignements personnels à d’autres fins que celles auxquelles vous avez consenti, Cofomo obtiendra de nouveau votre consentement, sauf dans les cas où d’autres utilisations sont autorisées sans qu’un consentement soit nécessaire, ou lorsque des exceptions sont prévues par la loi.

Notez que lorsque nous collectons des renseignements personnels d’une manière qui ne vous permet pas nécessairement de vous en apercevoir, par exemple par l’utilisation de témoins (cookies) ou autre technologie de traçage, votre consentement est implicite jusqu’à ce que vous le retiriez (opt out), conformément à votre Avis concernant les témoins (cookies).

7. DANS QUEL CAS ET COMMENT POUVEZ-VOUS RETIRER VOTRE CONSENTEMENT?

Il est possible de retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels à des fins qui ne sont pas essentielles à la gestion et à l’administration des produits et services auxquels vous avez souscrits.

Si vous décidez de retirer votre consentement à des fins qui sont essentielles à la gestion et à l’administration de vos produits et services, cela conduira généralement à la fin de la relation contractuelle que vous avez avec nous. Toute demande de retrait de consentement devra être communiquée au chef de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées se trouve ci-après.

8. COMMENT COLLECTONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

a) Directement auprès de vous

La plupart des RP que nous collectons sont ceux que vous nous fournissez directement, notamment lorsque vous :

remplissez le formulaire d’abonnement disponible sur le site Web;
communiquez par le biais de la page « Contact » du site Web;
souhaitez recevoir des avis d’experts tous les trimestres.

b) Auprès de tiers

Aux fins du service, Cofomo collectera auprès de tiers des RP vous concernant uniquement avec votre consentement ou dans la mesure où la loi l’autorise.

c) Interactions ou technologies automatisées

Cofomo peut aussi collecter des informations lorsque vous naviguez sur le site Web, y compris les renseignements techniques et les renseignements d’utilisation dont l’utilisation est définie dans l’Avis concernant les témoins (cookies).

d) Liens de tiers

Le service peut contenir des liens vers des sites Web, des modules (plug-ins) et des applications de tierces parties. Cliquer sur ces liens ou autoriser ces connexions peut permettre à des tierces parties de collecter ou d’échanger des RP à votre égard. Nous ne contrôlons pas ces éléments de tierces parties et nous ne sommes pas responsables de leurs politiques ou avis relatifs à la protection des renseignements personnels. Lorsque vous quittez le service pour utiliser ces éléments, nous vous encourageons à lire les politiques ou avis relatifs à la protection des renseignements personnels qui les régissent.

9. À QUI SONT COMMUNIQUÉS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Les RP sont accessibles aux employés de Cofomo selon le principe du besoin d’en connaître, c’est-à-dire à la condition que ces RP soient nécessaires à l’exercice de leurs fonctions, et du besoin d’y accéder pour réaliser les objectifs énoncés dans le présent Avis. Le principe du moindre privilège est suivi dans l’octroi des accès aux RP, selon le rôle et les responsabilités des employés de Cofomo.

Les RP collectés peuvent être communiqués à :

a) des entités membres de notre groupe dans le cadre de notre prestation de services à votre égard, tel qu’il est indiqué dans le présent Avis;

b) des tiers-fournisseurs auxquels nous faisons appel pour la prestation de services, lesquels agissent à titre de sous-traitants;

c) des tribunaux, des autorités de réglementation, des fonctionnaires ou des procureurs ou toute autre partie chargée d’enquête ou d’application des lois.

Vos RP peuvent aussi être communiqués à des tierces parties si nous estimons, de bonne foi, que cette mesure est appropriée ou nécessaire pour éviter une violation de nos conditions d’utilisation du service ou de toute autre entente à laquelle vous êtes partie. Cette communication est envisageable uniquement pour nous prémunir contre une réclamation; pour protéger nos droits, notre propriété, notre sécurité ou ceux d’un partenaire, d’une personne ou du public; pour maintenir et assurer la sécurité et l’intégrité du service ou de nos infrastructures à l’égard d’une utilisation abusive ou illégale.

De plus, nous exigerons de la tierce partie recevant vos RP qu’elle s’engage à protéger la confidentialité de ceux-ci conformément au présent Avis et qu’elle respecte les lois sur la protection de la vie privée auxquelles elle est assujettie. Elle sera aussi tenue de s’engager à traiter vos RP uniquement conformément au présent Avis, à moins que vous n’avisiez au préalable, et lorsque requis par la loi, en obtenant votre consentement.

10. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS

Cofomo utilise des systèmes et des fournisseurs de services en technologie qui permettent d’assurer la conservation de vos renseignements personnels de manière à maintenir leur confidentialité.

Les RP collectés sont généralement conservés dans la province de Québec. Néanmoins, il est possible que la communication à certains fournisseurs de services des RP collectés entraîne le transfert de ceux-ci à l’extérieur du Québec, auquel cas Cofomo consultera les lois et les pratiques de PRP applicables dans la juridiction visée et s’assurera d’offrir une protection adéquate de vos RP.

Cofomo ne conservera les RP que pendant la durée raisonnablement nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été collectés, y compris pour répondre aux exigences juridiques, comptables et de divulgation, ainsi que pour faire valoir ou défendre ses droits.

Afin de déterminer la durée appropriée de rétention de vos RP, nous considérons le nombre, la nature et la sensibilité des RP, le niveau de risque et la gravité d’une utilisation ou divulgation non autorisée et si nous pouvons accomplir les finalités par d’autres moyens, ainsi que les obligations juridiques, règlementaires, fiscales, comptables et autres applicables.

11. CHEF DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Cofomo a nommé un chef de la protection des renseignements personnels (le « CPRP »), lequel s’assure que Cofomo se conforme aux lois applicables sur la protection de la vie privée.

Pour toute question à l’égard de vos RP et au sujet de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation ou du stockage des RP, veuillez communiquer avec le chef de la protection des renseignements personnels de Cofomo, dont les coordonnées figurent ci-après.

Chef de la protection des renseignements personnels – Alain Plante
1000, rue De La Gauchetière Ouest
Bureau 1500
Montréal (Québec)
H3B 4W5

Tél. : +1 514 866-0039
Courriel : vieprivee@cofomo.com

12. MESURES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Cofomo s’engage à protéger la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et le caractère privé de vos RP, en ayant recours à des mesures de protection qui sont d’usage dans le milieu et qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des RP, notamment des mesures de sécurité matérielles, électroniques et organisationnelles.

Cofomo restreint l’accès à ses bureaux (sécurité physique), offre des formations sur les concepts de PRP, limite l’accès aux RP à son personnel selon le principe du besoin d’en connaître, a recours à des mots de passe robustes et met en place des politiques et des pratiques internes bien définies qui prévoient notamment que le personnel de Cofomo ne peut traiter vos RP que conformément à ces politiques.

Dans tous les cas de transfert de vos RP à l’extérieur du Québec, nous nous assurons que vos RP seront traités de façon sécuritaire en conformité avec le présent Avis et qu’aucun transfert de vos RP ne sera fait à une organisation ou un pays à moins d’avoir mis en place des garanties appropriées ou adaptées, y compris la sécurité de vos RP, telles que les clauses contractuelles standards ou une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Ces clauses contractuelles standards ou autres garanties appropriées ou adaptées pour ce transfert hors du Québec peuvent être obtenues sur demande auprès du CPRP de Cofomo, dont les coordonnées figurent au paragraphe 11.

Tout le personnel de Cofomo est lié par un engagement de confidentialité qui vise notamment la confidentialité de vos RP.

Malheureusement, la transmission de renseignements par Internet n’est pas complètement sécuritaire. Bien que Cofomo fasse tout ce qui est en son pouvoir afin de protéger vos RP, nous ne pouvons garantir la sécurité des transmissions de RP par le biais du service ou du formulaire de mise en candidature pour un poste disponible ou une candidature spontanée. Toute transmission de RP d’une personne concernée par le biais du site Web est effectuée à ses propres risques. Dès que nous recevons les RP d’une personne concernée, nous appliquons nos mesures de sécurité pour tenter d’empêcher tout accès, toute utilisation et toute divulgation non autorisés.

13. VOS DROITS ET L’EXERCICE DE CEUX-CI

En tant que personne concernée dont les RP ont été collectés par Cofomo, vous pouvez, à tout moment, exercer tout droit susmentionné en communiquant avec le CPRP, dont les coordonnées figurent au paragraphe 11.

Cofomo respecte les droits qui vous sont reconnus par la loi à l’égard de vos RP et a mis en place des procédures pour traiter les demandes suivantes :

a) Accès : Vous avez le droit de consulter vos RP que nous conservons ou d’en demander une copie. Cependant, nous ne pouvons pas vous communiquer de RP vous concernant lorsque leur divulgation révélerait des RP sur une autre personne ou constituerait une violation des lois applicables.
L’accès à vos RP est gratuit. Dans certaines circonstances, notamment si la demande est excessive ou sans fondement, Cofomo peut vous réclamer des frais d’administration aux fins de transcription, reproduction ou transmission de vos RP. Avant de donner suite à une demande, Cofomo informera la personne concernée si des frais doivent lui être facturés.

b) Exactitude : Nous cherchons à nous assurer que vos RP sont exacts, à jour et exhaustifs. Nous vous invitons à communiquer avec le CPRP, dont les coordonnées figurent au paragraphe 11, pour nous aviser si certains de vos RP ne sont pas exacts ou si des changements y ont été apportés afin que nous puissions nous assurer de les maintenir à jour.

c) Retrait de consentement : Dans certaines circonstances, vous avez aussi le droit de vous opposer au traitement de vos RP et de nous demander de bloquer, d’effacer et d’en limiter l’accès, à des fins qui ne sont pas essentielles à la gestion et à l’administration de nos produits et services. Un retrait de consentement à une finalité essentielle pour la prestation de services de Cofomo mettra fin à votre contrat.

d) Portabilité (exigence entrant en vigueur en septembre 2024) : Vous avez le droit de demander que certains de vos RP vous soient fournis, ou à un autre responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par l’entremise d’une solution technologique.

e) Plaintes : Si vous êtes d’avis que vos droits à la protection de renseignements personnels ont pu être enfreints, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle applicable ou d’avoir recours aux tribunaux.

Cofomo répondra à toutes les demandes dans les 30 jours suivants la réception d’une telle demande. Lorsque Cofomo n’est pas en mesure de respecter ce délai, ou si un délai supplémentaire est requis pour satisfaire à une demande, nous informerons par écrit la personne concernée.

14. MISE À JOUR ET RÉVISION

a) Version applicable

L’Avis prend effet à la date mentionnée au tout début de l’Avis et remplace toutes les versions antérieures. L’historique des versions du présent Avis peut être obtenu sur demande auprès du CPRP. La collecte, l’utilisation, la divulgation et tout autre traitement par Cofomo des RP d’une personne concernée seront régis par la version de l’Avis en vigueur à ce moment‑là.

b) Modifications à l’Avis Les lois sur la protection de la vie privée évoluent constamment et, par conséquent, le présent Avis peut, de temps à autre, faire l’objet de modifications par Cofomo, à son entière discrétion. Les modifications apportées au présent Avis feront l’objet d’un avis publié sur la page d’accueil du site Web, pendant une certaine période, afin de porter à votre connaissance ces nouvelles modifications. Lorsque ces modifications sont substantielles ou requièrent votre consentement, nous vous aviserons par tout moyen afin d’obtenir ce consentement, préalablement à toute utilisation potentielle des RP.

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Permis CNESST : AR-2202537, AP-2202662, AP-2000230, AR-2000231